Первые дни на одном объекте, хожу вникаю, голова квадратная, весь занятой. Прихожу рано на работу, офис-менеджер уже встречает меня и предлагает чай-кофе, выхожу под вечер, она все еще сидит.
Через неделю не выдержал и спросил, чего это она все время задерживается и приходит ни свет ни заря. Тем более у нее есть семья, дети. Говорит работы много, не успеваю.
И вот вызываю ее спрашиваю, чем она таким занята, говорит о сканировании, копировании, рассылке документов, регистрации и прочем. Вроде все логично, но все равно человек как то нереально перегружен. Или тут что-то с организацией труда или она явно не соответствует занимаемой должности.
Раскидал текущие вопросы, сел рядом с ней и начал наблюдать за ее работой, попутно задавая вопросы. А это что, а почему, а для кого, а кто сказал так делать, и как часто вы делаете, а они что, а вы что и т.д. Короче мешал я ей и снижал ее продуктивность всячески отвлекая своими вопросами.
Но мне можно, я там был главным. Выяснилось/сделано:
1. Регистрация писем. Согласно стандартам менеджмента качества, которые внедрило предыдущее руководство она должна была регистрировать все документы, которые поступали к ней./Запретил ей регистрировать документы, которые не являются официальным запросом с исходящим номером. Сказал пусть собирает в папку с названием отдела и пусть представители этих отделов сами регулярно приходят посмотреть, что для них пришло и разбирают свои бумажки;
2. Электронные письма. Тут у меня немного челюсть отвисла. Согласно ..... все письма в компанию приходят на ее почту, а она потом пересылает эти письма соответствующим сотрудникам и отделам. Для чего ты это делаешь спросил я Ответ был типа того, что сотрудники потом могут сказать, что письма не получали, а так они знают что все под контролем. / Позвонил айтишникам и спросил сохраняются ли у нас на сервере копии писем поступающих в организацию. Сказали да. Попросил их сделать все как у людей, чтобы письма приходили сразу к тому, к кому они направлены и к офис-менеджеру приходили только письма предназначенные ей;
3. Сканирование и копирование. Сижу наблюдаю, пришла бухгалтер дала бумажку, пришла юрист с первого этажа дала бумажку. Наша пчелка все делает. Спрашиваю, а что у них самих нет сканеров и ксероксов. Отвечает что есть, но так как она офис-менеджер, то это ее обязанность копировать и сканировать./Запретил ей сканировать и копировать документы приносимые другими сотрудниками, а обязал заниматься только своими документами. Позвонил руководителям отделов и обещал их самих посадить на ее место, если их сотрудники еще раз придут к ней, чтобы она им ксерила и сканила. Да мы в принципе и сами можем, просто у нас так было принято ответили они.
На следующий день после обеда, она уже сидела выполнив большую часть своих должностных обязанностей и в 5 вечера как и все сотрудники офиса ушла домой. Через неделю до нее дошло, что произошло и она сказала спасибо.
Был похожий случай в другой компании, когда офис-менеджер готовила чай ген.диру, его водителю, главбуху, логисту, коммерческому директору. Сказал ей посылать всех кроме ген.дира. Послала, удивились и начали сами себе чай делать.
К чему эта история, да к тому, что как бы глупо это все не выглядело, очень часто во многих компаниях встречается что-то глупое или противоречащее логике. Это может касаться как должностных обязанностей сотрудников, так и бизнес-процессов и системы управления компанией в целом.
Лень - двигатель прогресса. Хороший сотрудник оптимизирует работу, частично автоматизирует, исключая влияние человеческого фактора, тем самым снижая процент проёбов. Плохой сотрудник всю эту фактически оптимизируемую текучку будет всегда разгребать руками. "Зато при деле и при деньгах" как в старом анекдоте.
так этот вопрос пусть инженер по телемеханике решит, а это пусть проработает инженер по силовому оборудованию, а это нормоконтролю отдать, а вот тут с согласованиями пусть разберется гип, охтыж блять чото я туплю это же все мне так как я и похуй что инженер-системотехник.
Всю хуеву тучу входящих, которым не нашлось места, сваливаю в папку "На обработку" с переименованием файла по принципу "Дата (Г М Д) - отправитель - номер - краткий смысл".
Типа "2018 07 12 БББ 222 про наезды" Время на поиск какой-нибудь древней хрени значительно сокращается.
Да кругом такая хуйня.. и начало берет своё от безмозглости руководства.. мой пример: приходит электронная почта (адрес единый), я её распечатываю, несу директрисе.. та отписывает к исполнению какому-либо подчиненному и отдаёт специалисту-кадровику, чтобы та занесла в журнал регистрации входящей корреспонденции.. долбоебизм..? долбоебизм.. но я никак не могу убедить руководство, что прием-отправка электронной почты - это работа явно не системного администратора.. это раз.. второе - что было бы целесообразнее передать полномочия по приему-отправке и регистрации почты в одни руки.. и, что распечатывать массивы документов по крайней мере глупо, когда есть возможность ознакомиться с корреспонденцией в электронном виде.. НО..! начальство есть начальство.. броня крепка и непробиваема..
мой пример: приходит электронная почта (адрес единый), я её распечатываю, несу директрисе.. та отписывает к исполнению какому-либо подчиненному и отдаёт специалисту-кадровику, чтобы та занесла в журнал регистрации входящей корреспонденции..
начальника в лицо шлю, если требует того, что в мои должностные обязанности не входит. надо- плати сверху, я сделаю
боюсь сейчас так могут там где найти работу не проблема. в большинстве если нагружают тянешь дальше. начнешь выебываться скажут что тут никто никого не держит.
мой пример: приходит электронная почта (адрес единый), я её распечатываю, несу директрисе.. та отписывает к исполнению какому-либо подчиненному и отдаёт специалисту-кадровику, чтобы та занесла в журнал регистрации входящей корреспонденции..
Это про 2018 год? XXI век?
А есть ещё такая хрень, как "электронный документооборот", где листочки с резолюциями руководства сканируются и подцепляются к входящему для дальнейшей рассылки непричастным )))
мой пример: приходит электронная почта (адрес единый), я её распечатываю, несу директрисе.. та отписывает к исполнению какому-либо подчиненному и отдаёт специалисту-кадровику, чтобы та занесла в журнал регистрации входящей корреспонденции..
Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь, пожалуйста, или зарегистрируйтесь, если не зарегистрированы.
1 Пользователей читают эту тему (1 Гостей и 0 Скрытых Пользователей)
Ответ был типа того, что сотрудники потом могут сказать, что письма не получали, а так они знают что все под контролем. / Позвонил айтишникам и спросил сохраняются ли у нас на сервере копии писем поступающих в организацию. Сказали да. Попросил их сделать все как у людей, чтобы письма приходили сразу к тому, к кому они направлены и к офис-менеджеру приходили только письма предназначенные ей;
yaplakal.com